MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AVISO DE PRIVACIDAD INTEGRAL PARA USO DE LA PLATAFORMA
I. PROPÓSITO.
La presente política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario Sectorial 1074 de 2015 sobre el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que 1DOC3 S.A.S., en condición de responsable del manejo de datos personales, realice el tratamiento de los mismos en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando asimismo los derechos de los titulares de los datos.
II. RESPONSABLE.
Denominación: 1DOC3 S.A.S.
Dirección: Carrera 67 # 100 - 20
Ciudad: Bogotá D.C.
Correo Electrónico: habeasdata@1doc3.com
Teléfono: (571) 7050000 EXT: 74411
Área a cargo: Oficina de Protección y Tratamiento de Datos Personales.
III. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral, los siguientes principios:
1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: Todo tratamiento de datos personales está regulado por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, salvo que el titular así lo autorice.
5. Principio de transparencia: Se garantiza al titular su derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información respecto de sus datos personales que reposen en las bases de datos de 1DOC3 S.A.S..
6. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales que no tengan carácter público sólo podrán estar disponibles en internet u otros medios de comunicación masiva cuando el acceso a ellos sea técnicamente controlable por 1DOC3 S.A.S. y sólo podrán ser accedidos de manera restringida por el titular, por quien este autorice y/o por las personas previstas en la Ley.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
IV. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS.
1DOC3 S.A.S. trata los datos personales de sus clientes, aliados, empleados, funcionarios, contratistas y proveedores dentro del desarrollo de sus actividades. Esto lo realiza directamente, a través de sus empleados, funcionarios o por parte de mandatarios encargados de ello.
Asimismo, comparte los datos con terceros ubicados en Colombia y en exterior con quienes se celebra contratos para la transferencia y/o trasmisión de datos personales, según corresponda, con el propósito de mantenerlos seguros y protegidos de conformidad con las reglas y estándares aplicables.
1DOC3 S.A.S. tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y por autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla.
En todo momento los titulares podrán de manera gratuita conocer, actualizar, rectificar y corregir su información personal de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
En desarrollo del principio de finalidad, la recolección de datos personales por parte de 1DOC3 S.A.S. se limita a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para cumplir con las finalidades expresadas en la presente política. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.
El tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la Ley y se realiza con las siguientes finalidades específicas:
1. Promoción, protección y recuperación de la salud, y de los derechos sexuales y reproductivos a través de:
2. Mantener comunicación periódica y efectiva con los usuarios de nuestra plataforma, clientes, afiliados, empleados, funcionarios, proveedores, y cualquier persona respecto de la cual estemos autorizados para efectuar el tratamiento de sus datos personales, por medio de:
3. Lograr una adecuada prestación de los servicios ofrecidos por 1DOC3 S.A.S. a través de:
V. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.
En cumplimiento del artículo 7 de la ley 1581 de 2012 el tratamiento de los datos personales de los menores de edad se realizará, en el marco de las finalidades señaladas anteriormente y de acuerdo con los requisitos señalados en el artículo 2.2.2.25.2.9 del el Decreto 1074 de 2015 y la sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.
Para tal efecto, 1DOC3 S.A.S., sus empleados, funcionarios y encargados tendrán en cuenta que el tratamiento de los datos personales de menores de edad debe responder al interés superior de ellos y que debe asegurarse el respeto de sus derechos fundamentales como lo es la promoción, protección y recuperación de la salud los derechos sexuales y reproductivos.
Cuando la autorización del tratamiento de los datos sea otorgada por intermedio de un representante, el representante garantizará el ejercicio del derecho del menor a ser escuchado previamente al otorgamiento de la autorización y valorará la opinión del menor teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Los responsables y encargados del tratamiento de datos personales de menores de edad velarán por el uso adecuado de los datos y aplicarán los principios y obligaciones consagrados en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único 1074 de 2015.
VI. DERECHOS DE LOS TITULARES.
Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
De acuerdo con el artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto Único 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
VII. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES.
Los Titulares de datos personales deben dirigir sus solicitudes o reclamos al correo electrónico habeasdata@1doc3.com. Para el efecto harán uso del Formato de Solicitudes y Reclamaciones sobre el Tratamiento de Datos Personales que se encuentra disponible para ser descargado en el portal webwww.1doc3.com/web/habeasdata.
1. Procedimiento para solicitudes y consultas: 1DOC3 S.A.S., debe atender las solicitudes y consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se reciba la solicitud. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud o consulta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2. Procedimiento en caso de reclamos : El titular o causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a 1DOC3 S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
3. Procedimiento para la revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a 1DOC3 S.A.S., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015 y el Procedimiento indicado en esta Política.
Si vencido el término legal respectivo, 1DOC3 S.A.S., no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.
No obstante lo anterior, de acuerdo con los artículo 2.2.2.25.2.6 y 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
VIII. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
1DOC3 S.A.S., solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento 1DOC3 S.A.S., o el encargado del tratamiento, según corresponda, procederán a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
IX. AUTORIZACIÓN
1DOC3 S.A.S. recibirá la autorización para el tratamiento de datos personales mediante documento escrito, a través de su sitio web y/o su aplicación móvil. Para ello el titular podrá dar su consentimiento de forma escrita, verbal o por conductas inequívocas.
El contenido de la autorización es el siguiente:
1DOC3 S.A.S. recolectará datos personales privados y sensibles del titular, tales como su nombre, fecha de nacimiento, género al que pertenece y demás datos que el propio titular desee suministrar. Respecto de los datos sensibles, el titular no está obligado a suministrarlos pero, si desea hacerlo, serán aquellos necesarios para dar cumplimiento a las finalidades del tratamiento señaladas en el presente documento como lo son aquellos relativos a la salud, a la vida sexual y/o demás datos sensibles relacionados que el titular quiera suministrar.
El titular manifiesta haber leído el presente Manual de Políticas para la Protección y Tratamiento de Datos personales. En consecuencia reconoce haber sido informado acerca de las finalidades específicas del tratamiento y otorga su autorización expresa para el tratamiento de sus datos personales, incluida la autorización expresa de transferencia y transmisión internacional de sus datos personales, dentro de las finalidades comunicadas en el presente documento.
Para los titulares quienes opten por dar la autorización a través del sitio web o la aplicación, su consentimiento expreso se dará en el momento en que creen su perfil de usuario y acepten el contrato de Términos y Condiciones y la Política de Privacidad. Este acto será considerado una conducta inequívoca suficiente para concluir de forma razonable que la autorización fue expresamente otorgada.
X. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.
La presente política entra en vigencia a partir del 01 de marzo de 2014.
AVISO DE PRIVACIDAD PARA CAMPAÑAS PLUBLICITARIAS.
Para “1DOC3” S.A.P.I. DE C.V., con domicilio en Calle Huertas, Número 6, interior 204, Colonia Actipan, Alcaldía Benito Juárez, C.P. 03230, Ciudad de México (en adelante “1DOC3”), el tratamiento legítimo, controlado e informado de sus datos personales es de vital importancia, por lo que, pone a su disposición el presente Aviso de Privacidad, en aras de que como titular de los datos personales, se encuentre facultado para poder ejercer sus derechos a la autodeterminación informativa.
El presente Aviso de Privacidad tiene como objeto informarle sobre el tratamiento que se le dará a sus datos personales cuando los mismos sean recabados, utilizados, almacenados y/o transferidos por “1DOC3” a través de plataformas publicitarias y/o formularios de contacto, de conformidad con las disposiciones de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, su Reglamento, Lineamientos y demás disposiciones normativas vigentes (en adelante la “Ley”).
Este Aviso de Privacidad se aplica a todos los usuarios registrados dentro de los Estados Unidos Mexicanos. Si usted se encuentra ubicado en otro territorio consulte las políticas de privacidad establecidas para su país.
DEFINICIONES
DATOS PERSONALES QUE RECABAMOS
Los datos de carácter personal que “1DOC3” recaba de usted son los siguientes:
“1DOC3” conoce la importancia que tiene la protección y privacidad de los datos personales de los menores de edad, por lo que “1DOC3” no obtiene, usa, divulga o almacena información relacionada con menores de edad, sin previa autorización del padre o tutor.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES
Dependiendo del caso en particular para el que sean proporcionados o recabados sus datos personales, siempre acorde con el presente Aviso de Privacidad o sus actualizaciones que, en su momento se pongan a su disposición, sus datos personales serán utilizados para cumplir con las siguientes finalidades primarias:
Para las finalidades señaladas en este aviso de privacidad, recabamos sus datos personales de distintas formas: cuando usted nos lo proporciona a través del llenado de formulario de contacto a través de campañas publicitarias de las plataformas Facebook, Google, Linkedin, rdstation, Salesforce, y/o cualquier otra utilizada por “1DOC3”, cuando son proporcionados a través de formularios directos de nuestra “PLATAFORMA 1DOC3” o a través de nuestras Redes Sociales, así como, cuando obtenemos información a través de fuentes de acceso público, tales como directorios telefónicos, y/o a través de otras fuentes permitidas por la Ley.
De manera adicional, utilizaremos su información personal para las siguientes finalidades secundarias que no son necesarias para el servicio solicitado, pero que nos permiten y facilitan brindarle una mejor atención:
En caso de que no desee que sus datos personales se utilicen para estos fines secundarios, indíquelo a continuación:
Consiento que mis datos personales se utilicen para los siguientes fines:
TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES
Le informamos que “1DOC3” no transfiere los datos personales que posea del Titular a favor de terceros.
No obstante, lo anterior y, en caso de que se presenten vulneraciones de seguridad ocurridas en cualquier fase del tratamiento, que afecten de forma significativa los derechos patrimoniales o morales de los Titulares, éstos serán informados por correo electrónico de forma inmediata, a fin de que estos últimos puedan tomar las medidas correspondientes a la defensa de sus derechos, deslindando de cualquier responsabilidad a “1DOC3”, si la vulneración no es imputable a ésta.
USO DE COOKIES Y WEB BEACONS
“1DOC3” utilizará “cookies” y “web beacons” junto con la Plataforma para obtener información de personalización y estadística. Asimismo, podremos permitir que nuestros socios comerciales instalen cookies en su dispositivo. Las “cookies” son archivos de datos que se almacenan en el disco duro del equipo de cómputo o de su dispositivo electrónico al navegar en un sitio de internet especifico, el cual permite intercambiar información de estado entre dicho sitio y el navegador del usuario. Las “web beacons” son una imagen visible u oculta insertada dentro de un sitio web o correo electrónico, que se utiliza para monitorear el comportamiento del usuario en estos medios.
“1DOC3” obtendrá a través del uso de las plataformas para campañas publicitarias y de prospección comercial utilizadas por “1DOC3”, donde usted comparta sus datos por medio de los cookies o “web beacons” información técnica como; (i) su dirección de protocolo de internet “Dirección IP”; (ii) su sistema operativo; (iii) datos geográficos y/o de ubicación; (iv) su tipo de navegador; (v) identificación de sesión y autentificación; (vi) preferencias del usuario; (vii) la dirección de un sitio web de referencia; (viii) la ruta que usted sigue durante su recorrido por nuestros sitios web; (ix) en el caso del uso del correo electrónico la asociación de los datos anteriores con el destinatario.
El Titular puede configurar su navegador para que no acepte automáticamente “cookies” y “web beacons”. Sin embargo, debe tener en cuenta que sin las “cookies” es posible que determinadas partes de la Plataformas no funcionen o no lo hagan como está previsto.
“1DOC3” utiliza las “cookies” y “web beacons” para las siguientes finalidades:
Le informamos que nuestra Política de Privacidad regulará el tratamiento que llevemos a cabo de los datos que obtengamos a través de las “cookies”, pero no regulará ni responderá por el uso de “cookies” de terceros.
Para lo anterior, “1DOC3” le informa que en todo momento pueden deshabilitar el uso de estos mecanismos, de acuerdo a las instrucciones que cada empresa propietaria de los browsers (navegador o visor de Internet) tiene implementado para activar y desactivar las citadas “Cookies”.
ENLACES A SITIOS WEB DE TERCEROS
Nuestra plataforma web puede contener, para su conveniencia, enlaces a otros sitios web que no pertenecen a “1DOC3”. “1DOC3” desconoce acerca de las Políticas de Privacidad y Avisos de Privacidad de dichos sitios web, por lo que no garantiza ni se hace responsable por el contenido en dichos enlaces ni el tratamiento de datos personales que se lleven a cabo en los mismos. Lo exhortamos a que lea cuidadosamente la Política y Avisos de Privacidad de cada uno de los sitios que pudieran estar vinculados desde nuestros sitios web.
REVOCACIÓN
Si usted desea revocar el consentimiento que nos otorgó sobre el uso de sus datos personales, deberá presentar una solicitud mediante un correo electrónico a la dirección contacto@1doc3.com a fin de que dejemos de hacer uso de ellos, indicando:
La respuesta a su solicitud se llevará a cabo dentro de los 20 días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en que la misma haya sido recibida. La resolución adoptada por “1DOC3”será comunicada a usted a través del medio que nos haya proporcionado en su solicitud y en el supuesto que “1DOC3” no cuente con sus Datos Personales, se lo informaremos por los medios a través de los cuáles realizó la solicitud. Es importante que tenga en cuenta que no en todos los casos podremos atender su solicitud o concluir el uso de forma inmediata, ya que es posible que por alguna obligación jurídica requiramos seguir tratando sus datos personales. Así mismo, debe considerar que para ciertos fines, la revocación de su consentimiento implicará que no le podamos seguir prestando el servicio que nos solicitó.
LIMITACIÓN DEL USO Y DIVULGACIÓN DE SUS DATOS PERSONALES
Con la finalidad de que sus datos personales no sean utilizados para recibir publicidad, promociones de empresas de bienes o servicios, usted puede limitar el uso y divulgación de su información personal solicitando su inscripción en el (REPEP) Registro Público para Evitar Publicidad a cargo de la Procuraduría Federal del Consumidor. Para mayor información sobre este registro, usted puede consultar el portal de internet de la PROFECO.
EJERCICIO DE LOS DERECHOS ARCO
Si desea acceder al contenido de sus datos personales, rectificarlos, cancelarlos u oponerse puede hacerlo de nuestro conocimiento a través de una solicitud mediante un correo electrónico a la dirección contacto@1doc3.com, indicando:
La respuesta a su solicitud se llevará a cabo dentro de los 20 días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en que la misma haya sido recibida. “1DOC3” podrá ampliar éste plazo hasta por 20 días hábiles más, cuando el caso lo amerite, previa notificación de esto a usted. La resolución adoptada por “1DOC3” será comunicada a usted a través del medio que nos haya proporcionado en su solicitud de ejercicio de derechos ARCO, y en el supuesto que “1DOC3” no cuente con sus Datos Personales, se lo informaremos por los medios a través de los cuáles realizó la solicitud.
MEDIDAS DE SEGURIDAD
“1DOC3” ha implementado y mantiene las medidas de seguridad, técnicas, administrativas y físicas, necesarias para proteger sus datos personales y evitar el daño, pérdida, alteración, destrucción o el uso, acceso o tratamiento no autorizado.
ACTUALIZACIÓN Y/O MODIFICACIÓN AL AVISO DE PRIVACIDAD
“1DOC3” modificara o actualizara el presente Aviso de Privacidad o el que haya puesto a su disposición en cualquier momento, según sea necesario o conveniente, para cumplir con cambios a la legislación o cumplir con políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de nuestros servicios.
Cualquier cambio en este aviso de privacidad en el futuro se publicará en la “Plataforma 1DOC3” o a través de las plataformas utilizadas por “1DOC3” para publicidad y, cuando corresponda, se le enviará mediante notificación por correo electrónico proporcionado por el Titular.
MEDIO DE CONTACTO
Para cualquier duda o aclaración respecto al Aviso de Privacidad favor de comunicarse a nuestro departamento de datos personales por medio de correo electrónico a la siguiente dirección: contacto@1doc3.com, y con gusto atenderemos su solicitud.
Última actualización: 12 de noviembre de 2021.